Bölüm Sekreteri Görev Tanımı

Referans Alınan Yasal Mevzuat 

• 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu

Görev Tanımı 
Bölüm sekreteri; 

• Eskişehir Osmangazi Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; bölümün tüm faaliyetlerinin, etkinlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülebilmesi için iç ve dış paydaşları ile kurumsal iletişimi sağlamak ve resmi yazışmaları yapmak, Öğrenci İşleri ve Personel hizmetlerini yürütmek
• Bulunmuş olduğu birimde görevini ilgilendiren tüm konularda gerekli tüm faaliyetlerin, etkinlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla çalışmalar yapar.

Görev, Yetki ve Sorumlulukları

• Bölümün hizmet alanına giren konularda kendisine verilen görevleri kanun, tüzük, yönetmelik ve diğer mevzuat hükümleri çerçevesinde yapmak,
• Gelen-giden evrakları EBYS’ye kaydetmek ve dosyalamak.
• EBYS’den gelen belgeleri Bölüm Başkanı onayına sunmak
• Yazışmaları “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik” doğrultusunda EBYS’den yapmak
• Bölüme gelen ve giden evrakı usulüne uygun olarak kaydetmek ve muhafaza etmek
• Bölüm kurulu kararlarını yazmak.
• Bölüm başkanlığı tarafından personel ve öğrencilere yönelik bilgilendirme, ilan ve duyuruları yapmak ve güncelliğini sağlamak
• Bölüm öğrencilerinin staj işlemlerinin sekreterya (staj duyurusu, sigorta girişi, staj defteri ve raporlarının toplanması vb.) faaliyetlerini sürdürmek
• Bölüm personelinin izin, rapor ve görevlendirmeleri ile ilgili yazışmaları yapmak ve göreve başlama tarihlerini ilgili birime bildirmek
• Öğrenciler ile ilgili gelen yazıları ve öğrenci dilekçelerini bölüm başkanlığının yönlendirmesi ile ilgili komisyona, anabilim dalı başkanlarına, danışmanlara ve dersin öğretim elemanlarına iletmek ve görüş istenen yazılara görüş yazısını yazmak.
• Yarıyıl sonunda döneme ait sınav evraklarını akademik takvime uygun olarak ilgili öğretim üyelerinden teslim almak ve dekanlığa ulaştırmak
• Bölüme gelen resmi evrakları teslim alıp ilgili birim veya kişilere teslim etmek,
• Resmi evrakları ilgili kişi veya birime zimmetle teslim etmek ve ilgili kişi veya birimden zimmetle teslim almak,
• Görev alanlarıyla ilgili güncel mevzuatın takibini yapmak,
• Kanun ve yönetmeliklerde kendi sorumluluğunda belirtilen diğer faaliyetleri yerine getirmek,
• Görevi ile ilgili süreçleri Üniversitemiz Kalite Politikası ve Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde, kalite hedefleri ve prosedürlerine uygun olarak yürütmek,
• Bağlı bulunduğu yönetici veya üst yöneticilerin, görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri iş sağlığı ve güvenliği kurallarına uygun olarak yapmak,
• Bölüm Sekreteri, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken Dekana, Dekan Yardımcısı, Bölüm Başkanı, Bölüm Başkan Yardımcısı ve Fakülte Sekreterine karşı sorumludur.